Rumus Excel Pembukuan Toko Kelontong Sederhana untuk Pemula
Menjalankan toko kelontong memang terlihat sederhana. Setiap hari ada barang yang datang, pembeli yang berbelanja, uang masuk, dan uang keluar. Namun, kalau semua transaksi hanya mengandalkan ingatan atau dicatat seadanya di buku tulis, lama-lama bisa membuat pemilik toko kesulitan mengetahui kondisi keuangan sebenarnya.
Pernah merasa dagangan cukup ramai, tetapi ketika dihitung uangnya justru tidak sebanyak yang diperkirakan? Atau merasa stok barang masih banyak, padahal beberapa produk ternyata sudah hampir habis?
Masalah seperti ini cukup sering dialami pemilik toko kecil. Bukan berarti usahanya tidak menguntungkan, tetapi pencatatan keuangan dan stok barang belum dilakukan dengan baik.
Salah satu cara sederhana untuk mengatasinya adalah menggunakan Microsoft Excel. Tidak perlu menguasai banyak fitur atau membuat laporan keuangan yang rumit. Dengan beberapa rumus Excel dasar, pemilik toko kelontong sudah bisa mencatat penjualan, menghitung keuntungan, memantau pengeluaran, hingga mengetahui stok barang.
Menariknya, pencatatan ini juga bisa dilakukan melalui HP menggunakan aplikasi Microsoft Excel atau Google Sheets.
 |
Rumus Excel pembukuan toko kelontong sederhana untuk mencatat penjualan dan stok barang |
1. Mengapa Toko Kelontong Perlu Pembukuan?
Banyak pemilik toko kelontong menganggap pembukuan hanya diperlukan oleh usaha besar. Padahal, usaha kecil justru perlu memiliki catatan keuangan yang rapi agar uang usaha tidak tercampur dengan uang pribadi.
Setidaknya ada beberapa manfaat yang bisa dirasakan ketika toko mulai menggunakan pembukuan sederhana.
Mengetahui keuntungan sebenarnya
Uang hasil penjualan tidak semuanya merupakan keuntungan. Sebagian harus digunakan untuk mengganti barang yang sudah terjual, membayar biaya operasional, dan kebutuhan lainnya.
Memantau stok barang
Dengan catatan stok, pemilik toko bisa mengetahui barang mana yang cepat habis dan mana yang jarang terjual.
Mengontrol pengeluaran
Pengeluaran kecil seperti plastik, listrik, ongkos belanja, dan kebutuhan toko lainnya sering kali tidak terasa. Jika dikumpulkan, jumlahnya bisa cukup besar.
Memisahkan uang pribadi dan uang usaha
Pembukuan membantu pemilik toko mengetahui berapa uang yang benar-benar menjadi milik usaha.
2. Persiapan Membuat Pembukuan Toko Kelontong di Excel
Sebelum memasukkan rumus, siapkan terlebih dahulu aplikasi yang akan digunakan.
Ada dua pilihan yang bisa digunakan:
Microsoft Excel: Bisa digunakan di komputer maupun HP Android.
Google Sheets: Bisa digunakan melalui browser atau aplikasi di HP dan tersimpan secara online ketika terhubung dengan akun Google.
Jika baru pertama kali belajar, Google Sheets juga cukup nyaman karena file bisa dibuka dari perangkat berbeda.
Untuk memulai, buat satu file dengan empat lembar kerja (Sheet):
Data Barang
Penjualan
Pengeluaran
Rekap Harian
Keempat sheet tersebut sudah cukup untuk membangun sistem pembukuan toko kelontong sederhana.
3. Membuat Sheet Data Barang
Sheet pertama digunakan untuk mencatat semua barang yang dijual di toko.
Contohnya seperti berikut:
| Kode | Nama Barang | Harga Modal | Harga Jual | Stok Awal |
|---|---|---|---|---|
| B001 | Beras 5 Kg | 65.000 | 70.000 | 20 |
| B002 | Minyak Goreng 1 L | 15.000 | 17.000 | 30 |
| B003 | Gula Pasir 1 Kg | 16.000 | 18.000 | 25 |
| B004 | Mi Instan | 2.500 | 3.000 | 100 |
| B005 | Kopi Sachet | 1.000 | 1.500 | 80 |
Data ini menjadi dasar untuk menghitung penjualan dan keuntungan.
Rumus menghitung keuntungan per barang
Misalnya harga modal berada di kolom C dan harga jual berada di kolom D. Tambahkan kolom E dengan judul Keuntungan.
Masukkan rumus berikut di sel E2:
=D2-C2
Hasilnya adalah keuntungan kotor per barang.
Sebagai contoh, minyak goreng memiliki harga modal Rp15.000 dan harga jual Rp17.000. Maka keuntungan kotor per kemasan adalah Rp2.000.
Salin rumus ke baris berikutnya agar semua barang memiliki perhitungan otomatis.
4. Rumus Excel untuk Mencatat Penjualan Toko
Selanjutnya, buat sheet bernama Penjualan.
Setiap kali ada transaksi, masukkan data penjualan ke dalam tabel berikut:
| Tanggal | Nama Barang | Jumlah | Harga Jual | Total |
|---|---|---|---|---|
| 15/11/2026 | Beras 5 Kg | 2 | 70.000 | 140.000 |
| 15/11/2026 | Minyak Goreng 1 L | 3 | 17.000 | 51.000 |
| 15/11/2026 | Mi Instan | 10 | 3.000 | 30.000 |
Untuk menghitung total penjualan, gunakan rumus Excel berikut.
=C2*D2
Keterangan:
C2 adalah jumlah barang yang terjual.
D2 adalah harga jual per barang.
Hasilnya merupakan total penjualan.
Dengan rumus ini, pemilik toko tidak perlu menghitung satu per satu menggunakan kalkulator.
Menghitung total seluruh penjualan
Misalnya total transaksi berada di kolom E dari baris 2 sampai 100. Gunakan rumus:
=SUM(E2:E100)
Excel akan menjumlahkan seluruh nilai penjualan secara otomatis.
Rumus ini sangat berguna untuk mengetahui total omzet toko dalam satu hari atau periode tertentu.
5. Rumus Excel untuk Menghitung Keuntungan Toko Kelontong
Bagian ini cukup penting. Sebab, omzet besar belum tentu berarti keuntungan juga besar.
Untuk menghitung keuntungan kotor, kita perlu mengetahui harga modal barang yang terjual.
Misalnya:
Harga modal beras: Rp65.000.
Harga jual beras: Rp70.000.
Jumlah terjual: 2 kemasan.
Keuntungan kotor:
(Rp70.000 - Rp65.000) x 2 = Rp10.000.
Jika data harga modal disimpan di sheet Data Barang, kita bisa menggunakan rumus VLOOKUP untuk mengambil harga modal berdasarkan nama barang.
Contohnya, nama barang berada di B2 pada sheet Penjualan, sedangkan data barang berada di kolom B sampai C pada sheet Data Barang.
Rumusnya:
=IFERROR(VLOOKUP(B2;'Data Barang'!B:C;2;FALSE);0)
Rumus tersebut mengambil harga modal sesuai nama barang yang tercatat.
Catatan: Jika Excel menggunakan koma sebagai pemisah argumen, ganti tanda titik koma (;) dengan koma (,).
Misalnya hasil harga modal diletakkan di kolom F. Tambahkan kolom G untuk menghitung keuntungan kotor.
Rumusnya:
=(D2-F2)*C2
Dengan demikian, keuntungan setiap transaksi akan dihitung otomatis.
6. Membuat Catatan Pengeluaran Toko
Selain penjualan, pengeluaran juga harus dicatat. Jangan sampai uang toko terus berkurang tetapi pemiliknya tidak mengetahui ke mana perginya.
Buat sheet Pengeluaran dengan format seperti berikut:
| Tanggal | Keterangan | Jumlah |
|---|---|---|
| 15/11/2026 | Belanja plastik | 20.000 |
| 15/11/2026 | Ongkos belanja barang | 15.000 |
| 15/11/2026 | Listrik toko | 100.000 |
| 15/11/2026 | Keperluan toko | 25.000 |
Untuk menjumlahkan seluruh pengeluaran, gunakan:
=SUM(C2:C100)
Dengan rumus tersebut, seluruh biaya operasional yang dicatat akan dijumlahkan secara otomatis.
Sebaiknya, setiap pengeluaran langsung dicatat meskipun nilainya kecil. Kebiasaan ini akan membantu pemilik toko mengetahui kondisi keuangan dengan lebih akurat.
7. Rumus Excel untuk Membuat Rekap Penjualan Harian
Setelah data penjualan dan pengeluaran tersedia, sekarang kita bisa membuat sheet Rekap Harian.
Buat tabel dengan format berikut:
| Keterangan | Jumlah |
|---|---|
| Total Penjualan | 221.000 |
| Total Modal Barang Terjual | 202.000 |
| Keuntungan Kotor | 19.000 |
| Pengeluaran Operasional | 160.000 |
| Keuntungan Bersih | -141.000 |
Angka di atas hanya contoh untuk menggambarkan cara kerja pembukuan.
Berikut rumus yang bisa digunakan.
Total penjualan
=SUM(Penjualan!E2:E100)
Total modal barang terjual
Jika modal per transaksi berada di kolom F dan jumlah barang di kolom C, gunakan:
=SUMPRODUCT(Penjualan!C2:C100;Penjualan!F2:F100)
Keuntungan kotor
=B2-B3
Total pengeluaran
=SUM(Pengeluaran!C2:C100)
Keuntungan bersih
=B4-B5
Dengan susunan ini, pemilik toko bisa melihat hasil usaha tanpa harus menghitung ulang semua transaksi secara manual.
Perlu diingat, keuntungan bersih di sini merupakan hasil sederhana setelah dikurangi pengeluaran operasional yang dicatat. Biaya lain seperti penyusutan peralatan, bunga pinjaman, atau pajak belum tentu sudah tercakup.
8. Cara Menghitung Stok Barang Secara Otomatis
Selain keuangan, stok barang juga perlu diperhatikan.
Barang yang habis tetapi tidak segera diketahui bisa membuat toko kehilangan kesempatan mendapatkan penjualan.
Untuk membuat pencatatan stok sederhana, gunakan kolom berikut:
| Nama Barang | Stok Awal | Barang Masuk | Barang Terjual | Stok Akhir |
|---|---|---|---|---|
| Beras 5 Kg | 20 | 10 | 2 | 28 |
| Minyak Goreng 1 L | 30 | 10 | 3 | 37 |
| Mi Instan | 100 | 50 | 10 | 140 |
Untuk menghitung stok akhir, gunakan rumus:
=B2+C2-D2
Keterangan:
B2 adalah stok awal.
C2 adalah jumlah barang masuk.
D2 adalah jumlah barang terjual.
Rumus ini akan membantu mengetahui jumlah stok yang masih tersedia.
Jika ingin memberikan tanda ketika stok mulai menipis, tambahkan kolom Status dan gunakan rumus:
=IF(E2<=5;"Segera Restok";"Stok Aman")
Dengan contoh batas minimum 5 barang, Excel akan memberikan keterangan secara otomatis.
Batas stok minimum bisa disesuaikan dengan jenis barang dan kebutuhan toko.
9. Apakah Pembukuan Excel Bisa Dilakukan Lewat HP?
Tentu saja bisa. Pemilik toko tidak harus memiliki laptop atau komputer untuk mulai menggunakan pembukuan digital.
Cukup instal aplikasi Microsoft Excel atau Google Sheets di HP Android.
Berikut langkah sederhana untuk memulainya:
Buka aplikasi Excel atau Google Sheets.
Buat file spreadsheet baru.
Buat empat sheet sesuai kebutuhan pembukuan.
Masukkan daftar barang beserta harga modal dan harga jual.
Masukkan transaksi penjualan setiap kali ada pembeli.
Catat barang masuk dan pengeluaran toko.
Periksa hasil rekap setiap sore sebelum toko tutup.
Ada beberapa tips agar pencatatan melalui HP lebih nyaman:
Gunakan ukuran kolom yang tidak terlalu lebar.
Hindari terlalu banyak warna dalam tabel.
Beri nama sheet yang mudah dikenali.
Gunakan format angka Rupiah.
Simpan file secara berkala.
Jika menggunakan Google Sheets, pastikan sinkronisasi berjalan agar data tersimpan.
Untuk toko dengan transaksi yang masih sedikit, cara ini sudah cukup membantu.
10. Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Pembukuan Toko
Meskipun menggunakan Excel, pembukuan tetap bisa berantakan jika tidak dilakukan secara konsisten.
Beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari antara lain:
Tidak mencatat transaksi kecil
Penjualan satu atau dua barang mungkin terlihat sepele. Namun, jika sering terlewat, hasil rekap tidak akan sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Mencampur uang pribadi dan uang toko
Uang hasil penjualan sebaiknya tidak langsung digunakan untuk kebutuhan pribadi tanpa dicatat sebagai pengambilan pemilik.
Tidak memperbarui harga modal
Harga barang dari pemasok bisa berubah sewaktu-waktu. Jika harga modal tidak diperbarui, perhitungan keuntungan bisa menjadi tidak akurat.
Menganggap omzet sebagai keuntungan
Omzet adalah total nilai penjualan, bukan uang bersih yang bisa langsung digunakan.
Tidak melakukan pengecekan stok fisik
Catatan Excel perlu dicocokkan dengan barang yang benar-benar ada di rak atau gudang. Hal ini penting untuk mengetahui apakah ada barang rusak, hilang, atau transaksi yang belum tercatat.
Kesimpulan
Membuat pembukuan toko kelontong tidak harus mahal atau menggunakan aplikasi yang rumit. Dengan Microsoft Excel atau Google Sheets, pemilik toko sudah bisa mencatat penjualan, menghitung keuntungan, memantau stok, dan mengontrol pengeluaran.
Beberapa rumus dasar seperti SUM, IF, VLOOKUP, dan SUMPRODUCT sudah cukup untuk membangun pembukuan sederhana bagi pemula.
Yang paling penting bukan seberapa canggih sistem yang digunakan, melainkan seberapa rutin setiap transaksi dicatat.
Mulailah dari hal sederhana. Catat penjualan hari ini, periksa pengeluaran, dan hitung stok barang sebelum toko tutup. Jika dilakukan secara konsisten, pemilik toko akan lebih mudah mengetahui perkembangan usahanya.
Ingat, toko yang ramai belum tentu menghasilkan keuntungan besar. Pembukuan yang rapi membantu kita mengetahui ke mana uang usaha sebenarnya bergerak.
Pojok Usaha – Berbagi informasi, tips, dan panduan praktis untuk membantu usaha kecil berkembang lebih baik.